Verbeteren bij een Woningbouwvereniging2017-07-31T16:15:35+02:00

Flow in de sociale woningbouw

Woningbouwverenigingen kampen op verschillende fronten met hoge werkdruk. Dat leidt er nog al eens toe dat niet alle uit te voeren werkzaamheden op tijd af zijn en dat kan weer leiden tot overwerk, spoedklussen en soms tot ontevredenheid van klanten en medewerkers. Met name bij het verhuren van sociale woningen is dat merkbaar als het gaat om aansluitend verhuren. Dat lukt niet in alle gevallen, waardoor onnodige leegstand ontstaat. En dat is ongewenst voor zowel de nieuwe huurder als voor de woningbouwvereniging zelf. Onze oplossing zorgt ervoor dat woonmakelaars meer focus krijgen op wat wel en vooral ook wat niet gedaan moet worden om een woning aansluitend te verhuren. Daarmee neemt de onnodige leegstand af en, minstens zo belangrijk, neemt de werkdruk af: meer aansluitend verhuren met minder inspanning.

De juiste huurder op het juiste moment in de juiste woning. Dat is in het kort het doel van de verhuurafdeling van de meeste woningbouwcorporaties. En het is gemakkelijker gezegd dan gedaan! Het vinden van de juiste huurder voor de juiste woning is redelijk complex, er zijn veel stappen voor nodig en de onderlinge afhankelijkheid (de huidige huurder, de nieuwe huurder, technische dienst, woonmakelaar) lijkt steeds groter te worden. Bovendien is er over het algemeen veel werk en zijn er weinig medewerkers (soms zelfs te weinig). In een dergelijke drukke, complexe omgeving lukt het niet altijd om een vrijgekomen woning ‘aansluitend’ te verhuren. En dus ontstaat er frictieleegstand. Dat is niet goed voor de huurders en ook niet goed voor de corporatie zelf (imago, wachtlijst, geld). Hoe lager de leegstand, hoe beter het voor iedere betrokkene is.

Wij hebben bewezen dat het terugdringen (en laag houden!) van de leegstandsdagen zeer goed mogelijk is. Op basis van onze inzichten en ervaringen op het gebied van proces- en systeemoptimalisatie en op het gebied van doelgericht samenwerken beschikken wij over een pasklare oplossing die u binnen een jaar het gewenste resultaat kan brengen.

De aanpak

We starten met een zogenaamde draagvlaksessie met een geselecteerd aantal medewerkers die een rol spelen in het verhuren van sociale woningen. Het doel van deze meerdaagse sessie (2 tot 4 dagdelen) is het bereiken van overeenstemming over het doel van de verhuurafdeling (en daarmee van het te starten verbetertraject), over de kernoorzaak van het niet altijd halen van dat doel, over de richting van de oplossing en over de te ondernemen stappen om het gewenste doel wél te behalen. Gekwantificeerd, objectief meetbaar! Met uiteraard een datum waarop dat resultaat bereikt moet zijn. Na afloop van deze sessie presenteert de afdeling het stappenplan inclusief de onderbouwing daarvan aan het Management Team ten behoeve van het verkrijgen van de juiste support op het juiste moment en in de juiste vorm.

Als zowel de afdeling als het management een commitment heeft uitgesproken (en als wij dat ook gedaan hebben als wij ingezet worden in de implementatie), starten we de implementatie door het houden van een workshop met alle betrokken medewerkers. In deze workshop ‘ontdekken’ de medewerkers zelf de oplossing en worden ze uitgedaagd om bijverschijnselen en obstakels te bedenken en te verwoorden. Deze worden vervolgens in het al aanwezige stappenplan verwerkt, waardoor een gedetailleerd implementatieplan ontstaat. De laatste stap van de workshop is het toewijzen van acties aan medewerkers, inclusief een leverdatum. De implementatie gaat een dag later van start en wordt door ons nauwgezet en van dichtbij begeleid.

Het resultaat

Tijdens de hiervoor genoemde draagvlaksessie ontstaat inzicht in de omvang van het huidige probleem én inzicht in de potentiële verbetering van het resultaat. Met behulp van onze aanpak is die verbetering altijd minimaal 20%, maar hij kan in sommige gevallen oplopen tot meer dan 50%. Daarmee bedoelen we in dit geval minimaal 20% reductie van het aantal leegstandsdagen. Dit is een objectief meetbare KPI, waarvoor zowel de organisatie als wij als implementatoren een commitment afgeven.

De kosten

Wij werken met een van tevoren overeengekomen vaste projectprijs. Deze prijs is gebaseerd op de door de organisatie te behalen voordelen in termen van kwaliteit en/of geld. Het doel van het verbetertraject is altijd ‘meer van je doel’ halen (en dus nadrukkelijk NIET het verlagen van de kosten) en dat is daardoor altijd uit te drukken in een (potentiële) financiële verbetering. Wij brengen een van tevoren overeengekomen percentage van die verbetering in rekening, zodat het verbetertraject zichzelf financiert.

Sluit
loading...